L'impression avec Excel 2003


PARTNERS.WMF (4470 octets) Imprimer une feuille Excel peut s'avérer parfois une tâche un peu ardue, ceci est dû à l'énorme taille de la feuille. Pour ceci Excel dispose de plusieurs outils pour faciliter l'impression. Vous pouvez prévisualiser ce que vous allez imprimer à l'aide des aperçus, imprimer tout le classeur, une feuille entière ou seulement un bloc de cellules sélectionnés. Pour améliorer la présentation à l'impression vous pouvez faire recours aux options de mise en page. Pour imprimer une partie seulement d'une feuille vous pouvez également définir une Zone d'impression.

Comment imprimer sous Excel 2003 :

Avant de lancer l'impression il est vivement conseillé d'utiliser l'aperçu avant l'impression , ceci permet d'éviter l'impression sur deux pages d'un tableau ou d'imprimer des pages vides. L'aperçu avant impression vous permet également de peaufiner la mise en page, en vous donnant la possibilité de modifier à l'aide de la souris les largeurs des colonnes et les marges d'impression et des en-têtes ou pieds de page.

Une autre façon pour pré visualiser la pagination d'une feuille Excel, est offerte par le mode d'affichage "Aperçu des sauts de page",  que nous avons expliqué dans une autre fiche concernant les options d'affichage.

Après avoir vérifié par un aperçu vous pouvez lancer l'impression de deux façons.

Si vous voulez imprimer tout le contenu de la feuille et si vous êtes sur de ce que vous allez imprimer, alors vous pouvez lancer l'impression directement avec le bouton .

Si vous voulez imprimer qu'une partie de la feuille (p. ex. un bloc de cellules), vous devez alors passer par la commande Imprimer... du menu Fichier. (touche raccourci: CTRL+P)

 

  • Cette boîte de dialogue vous permet de choisir l'imprimante et d'en modifier les propriétés.
  • Elle vous permet aussi de choisir ce que vous voulez imprimer (une sélection de cellules, la feuille sélectionnée ou le classeur tout entier).
  • Vous pouvez également définir les pages de la feuille sélectionnée que vous voulez imprimer ainsi que le nombre de copies.
  • Le bouton Aperçu vous permet de basculer en mode Aperçu avant impression.

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La mise en page pour l'impression :

Si vous constatez à l'aide de l'aperçu avant impression que votre tableau ne sera pas imprimé correctement, qu'il n'est pas centré, ou qu'il déborde sur une autre page, alors vous pouvez faire appel à la commande Mise en page... du menu Fichier.

Cette commande ouvre la boîte de dialogue suivante:
(cliquez sur l'onglet dans l'image pour voir les autres volets.)

Cette boîte de dialogue contient 4 onglets (Page; Marges; En-têtes/Pieds de page; Feuille), qui donnent accès à une multitude de paramétrages concernant la mise en page des feuilles.

Dans le volet Page vous pouvez définir l'orientation de la page (Portrait ou paysage) ainsi que l'échelle, soit réduisant ou agrandissant (Zoom), soit en demandant à Excel d'ajuster le ou les tableaux de la feuille sur un nombre de pages que vous déterminez à l'avance. (NB: Cette option est utile pour éviter le débordement d'un tableau sur une nouvelle page, ce qui couperait le tableau en deux à l'impression voir l'exemple plus bas.)

Vous pouvez également définir le format du papier utilisé et la qualité d'impression (en ppp = points par pouces).

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Le volet Marges:

Dans ce volet vous pouvez définir les marges d'impression et les marges pour les en-têtes et pieds de page

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Les en-têtes et pieds de page:

Les en-têtes et pieds de page servent à l'impression de textes et d'images (ex. Logos) sur toutes les pages imprimées. Dans les versions d'Excel jusqu'a 2003 ceux-ci ne sont visibles que dans l'aperçu avant impression. Cette option à été amélioré dans la version 2007 où il est possible de visionner e créer les en-têtes et pieds de page directement sur le feuille en mode d'affichage "mise en page". Pour voir comment créer des en-têtes et pieds de page cliquez ici

Voici un exemple du nouveau mode d'affichage "Mise en page" disponible dans Excel 2007

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Le volet Feuille:

Ce volet permet de définir une zone d'impression (voir plus bas), ou les titres (lignes ou colonnes) à imprimer sur chaque page. Il permet également de définir des options d'impression et l'ordre de la pagination.

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Définir une zone d'impression :

Si vous désirez que seulement une partie de votre feuille de calcul soit imprimée lors de chaque impression, vous avez la possibilité de définir une Zone d'impression.  Vous pouvez définir cette zone de deux façons.

A l'aide de la commande Zone d'impression du menu Fichier.

NB: Avant de pouvoir utiliser cette commande vous devez sélectionner le bloc de cellule représentant la zone d'impression.


La deuxième façon pour définir la zone d'impression se trouve dans l'onglet Feuille du menu Mise en page:
dans lequel vous pouvez indiquer le bloc de cellules formant la zone d'impression.

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Le tableau est trop large pour l'impression:

Lorsque vous devez imprimer de très grand tableaux qui ne tiennent pas sur une seule page il s'avère utile de pouvoir faire imprimer la ou les premières lignes ou colonnes de ceux-ci sur toutes les pages imprimées.

Voyons cela à l'aide d'un exemple.

Nous avons un liste de clients qui comporte plusieurs centaines de noms et des données sur plusieurs colonnes. En voici un extrait

Avant d'imprimer cette liste nous affichons un aperçu avant impression:

Nous constatons que sur la première page s'imprimeraient que les 5 premières colonnes.

Pour résoudre ce problème nous allons faire recours à des options de mise en page:

Vous pouvez d'abord change le l'orientation de la mise en page de "Portrait" en "Paysage"

Si cela ne suffit pas ou si votre document doit impérativement être imprimé en orientation "Portrait"

Pour faire imprimer toutes les colonnes sur la largeur d'une seule page en format "Portrait", il faudra réduire la taille du tableau à l'impression. La méthode la plus simple pour faire ceci est la suivante:

Dans le menu Affichage nous passons du mode Normal en Mode "Aperçu des sauts de page"

En mode d'affichage "Aperçu des sauts" de page nous constatons que les colonnes F,G et H s'imprimeraient à partir de la page 12

Pour faire de sorte que toutes les colonnes s'impriment sur chaque page il suffit de ramener le saut de page vertical vers la droite avec un cliquer glisser de la souris.

Et voilà toutes les colonnes s'impriment sur la même page.

 

Répéter les premières lignes ou colonnes d'un tableau à l'impression:

Lorsqu'on fait défiler les pages nous constatons également que les titres des colonnes ne s'impriment pas non plus

Pour résoudre ce  problèmes nous allons faire recours à d'autre options de mise en page situées dans l'onglet "Feuille".

Pour faire imprimer sur chaque page la première ligne du tableau il suffit d'indiquer quelle(s) ligne(s) doivent être répétées sur chaque page au début du tableau. Dans notre cas il s'agit de la ligne 1

Maintenant nous pouvons imprimer le document correctement.


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