Accueil Bases de données II

Accueil
L'interface d'Excel
Les classeurs
La feuille de calcul
Les formules
Utiliser des noms
Les Graphiques
Les Fonctions
Fonctions logiques
Fonctions recherche
Fonctions statistiques
Fonctions texte
Fonctions BD
Fonctions financières
La valeur cible
Bases de données
Les formulaires
Les Macros
VBA Editor
Nouveautés
Blog
Forum
Démos


Les bases de données I


Excel n’est pas seulement un tableur, il peut être également utilisé pour créer et gérer des bases de données (Tables), p. ex. des listes d’adresses de clients, des inventaires de produits etc. Les capacités offertes par Excel dans ce domaines sont remarquables et elles sont très utiles pour gérer et organiser des masses de données, les limites sont déterminées par la largeur et la longueur des feuilles de calcul.

Notions de base:


Pour utiliser Excel comme base de données il suffit de respecter quelques critères lors de la saisie des données. Ceci est par exemple le cas pour des tableaux contenant des listes de personnes ou de produits. Dans de telles listes chaque ligne contient des informations par rapport à une certaine entité. Par exemple dans une liste d’adresses de clients, chaque ligne contient toutes les données respectives à chaque client. Chaque colonne contient ainsi le même type d’information pour les différents clients (P. ex. Nom, Prénom, Rue, Code postal, Ville, etc.). Mais voyons ceci à l'aide d'un exemple concret.


Créer une base de données:

La création d'une base de données sous Excel est très simple, il suffit de créer un tableau en insérant les données en lignes et colonnes. Chaque colonne contiendra les données se référant à un même critère (p. exemple: tous les noms dans la même colonne, tous les prénoms dans la colonne suivante etc.) Plus les données sont détaillées plus la base de données pourra être exploitée ultérieurement.

Voici un tableau contenant une liste d'adresses:

Titre

Nom

Prénom

Rue

Code Postal

Ville

Monsieur

Depardieu

Gérard

Rue des Mousquetaires 30

8000

Versailles

Madame

Roberts

Julia

Av. Des jolies filles 10

1203

Beverly Hills

Madame

Bullock

Sandra

Blvd du Net 23

5000

Cyberia

Monsieur

Pitt

Brad

Rue des Singes 12

6500

Los Angeles

Monsieur

Di Caprio

Leonardo

Rue d Port 1912

8500

Titania

Madame

Stone

Sharon

Rue des Instincts 100

9500

Las Vegas

Madame

Schwarzenegger

Arnold

Blvd des Terminadors 10

8000

Paris

Monsieur

Hanks

Tom

Chemin de de la course 1

6200

Forrest

Madame

Moore

Demi

Rue des Juges 10

4000

New York

Monsieur

Stallone

Silvester

Rue de la Démolition 5

6400

Ramba


Quelques points à respecter:

  • Le tableau doit être "compact"
    c'est à dire ne laissez pas de ligne ou colonnes vides
     
  • Libellés des colonnes (Noms de champs).
    La première ligne contient pour chaque colonne les noms de champs (Titre; Nom; Prénom; etc.) Excel utilise la première ligne du tableau comme libellé pour chaque colonne.
     

    Titre

    Nom

    Prénom

    Rue

    Code Postal

    Ville

     

  • Chaque cellule (Champ) contient les données relatives aux colonnes.
    Le contenu de chaque cellule d’une base de données s’appelle Champ, et contient les données respectives de chaque fiche par rapport aux libellés (Nom de champs) des différentes colonnes. C'est à dire, dans la colonne "Nom" il y aura seulement les noms.
  • Chaque ligne du tableau représente un enregistrement.
    A partir de la deuxième ligne du tableau, chaque ligne doit contenir les différentes données par rapport à une entité.
    Par exemple: Un client dont on saisie dans chaque cellule (champs) le "Nom", Prénom, Adresse etc. Ces lignes représentent les enregistrements.

    On pourrait comparer un enregistrement avec une fiche d'une cartothèque.
     

                                Zusätzliche Stützplatten


Retour en haut


Avant d'aller dans le menu Données... sélectionnez d'abord la première cellule de votre base de données. Pour trier un tableau évitez de sélectionner seulement une partie du tableau, dans ce cas Excel vous demandera si vous aimeriez trier seulement la partie sélectionnée, ce qui aurait comme conséquence de mélanger les données du tableau.


Cette boîte de dialogue vous averti de ne pas
avoir sélectionné toutes les données du tableau


Saisie et recherche de données:

La saisie d'une nouvelle donnée peut se faire directement sur la feuille de calcul en insérant une ligne dans le tableau ou à la fin. Il est également possible de rajouter un nouvel nom de champs en rajoutant une colonne.

Une deuxième manière pour saisir une nouvelle donnée c'est à l'aide de la commande  Formulaire....

Cliquez sur le menu Données et choisissez la commande Formulaire..., la boîte suivante apparaît:

En cliquant sur le bouton Nouvelle un nouvel enregistrement est créé est il suffit de remplir les zones de texte à côté des noms de champs.

Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle pour insérer une nouvelle adresse ou sur Fermer et les nouvelles données sont insérées dans la liste.

 

Vous pouvez évidemment supprimer un enregistrement en cliquant sur le bouton Supprimer.

Retour en haut


Insérer ou modifier des noms de champs:

Pour insérer un nouveau Nom de champs il suffit simplement d'insérer une colonne supplémentaire à l'endroit voulu et d'y saisir le nom. La modification d'un nom de champs se fait par simple modification du nom dans la cellule.

Retour en haut


Recherche de données:

Pour retrouver rapidement des données spécifiques (P. ex. tous les noms commençant par S ou tous les messieurs, il suffit de cliquer sur le bouton Critères de la grille et d'insérer les critères de recherche. (Dans notre cas Monsieur avec un nom commençant par la lettre S)

En cliquant sur les boutons Précédente ou Suivante vous avancerez directement au prochain enregistrement contenant les critères choisis.

.

Retour en haut


Trier les données:

Avec Excel il est très facile de trier toutes les données par rapport à n'importe quelle colonne.

Pour trier par rapport à une colonne déterminée il suffit de cliquer sur le titre de la colonne et de cliquer sur les boutons (tri croissant) (tri décroissant)

NB ne sélectionnez pas une partie du tableau sinon vous risquez de mélanger le adresses. Excel vous averti au cas vous auriez sélectionné une plage de données.


Vous pouvez aussi utiliser la commande Trier dans le menu Données.

Après avoir sélectionné une cellule du tableau ou tout le tableau cliquez sur Données../Trier...

Excel sélectionne par défaut tout le tableau sauf la première ligne qui contient les titres des colonnes.

Dans la boîte de dialogue "Trier" vous avez la possibilité de trier d'abord par un champs principal, p. exemple "Ville" et ensuite pour avoir un tri supplémentaire pour chaque ville, vous pouvez choisir de trier par exemple par "Nom" et ensuite par "Prénom". Ceci s'avère très utile lorsque votre base de donnée contient plusieurs fois la même ville et le même noms (ex. les Dupont à Genève ou les Gonzalez à Madrid...). Le choix entre "Croissant" ou "Décroissant" permet de trier les données numérique en ordre croissant ou décroissant et les données "Texte" en ordre alphabétique ou inverse.

Dans les options de tri vous vous pouvez aussi demander de trier de gauche vers la droite en fonction de l'orientation de votre tableau

Retour en haut]


Filtrer les données: Filtres automatiques

Excel permet facilement de filtrer les données selon les critères de votre choix. Nous avons déjà vu plus haut comment rechercher des données à l'aide de la Grille, cependant le menu Données contient des commandes plus performantes pour rechercher et filtrer des données. Sélectionnez votre base de données et choisissez la commande Filtre automatique dans le menu Données/Filtre.

Vous remarquerez que des nouveaux boutons se sont ajoutés dans la feuille sur les cellules contenant les noms de champs.

En cliquant sur ces boutons une liste déroulante s'ouvre contenant les données de la colonne en question. Le filtre permet également de trier les données du tableau. Pour filtrer les données recherchées il suffit de cliquer sur la donnée respective dans cette liste. Par exemple si j'aimerais faire figurer sur la liste seulement les dames, je clic sur Madame dans la liste du Filtre sur Titre.

et voilà le résultat:

Les lignes contenant les enregistrements des Messieurs sont masquées. (Notez la coloration des numéros des lignes en bleu ainsi que du bouton du filtre)

Retour en haut


Notions avancées

Retour à la page d'accueil

 


© 2014 E. Matafora - Excel Online